PeopleSoft成功升级的六个技巧

日期： 2013-11-05 作者：Rebecca Vilsack翻译：冯昀晖 来源：TechTarget中国

ERP就像一座金矿，其中蕴含这未得到充分利用的功能和工具，有些功能甚至非常强大，能够提升你的投资回报率。有许多企业都会在没有研究新功能的情况下做Oracle PeopleSoft ERP升级。虽然“快速无痛”地实现了升级，但如果你愿意花时间深入研究一下应用系统，还是可以挖掘出隐藏在“IT应用角落”里的金矿。 有时候，情况更适合沿用当前功能来确保成功，这样可以把实施时间跨度控制在最小，因为让用户做好升级后的过渡很重要。

其它情况下，可以向前推进新特性和功能，这取决于这些功能对业务的整体影响和潜在好处。 无论为任何单一实例选择什么方法，企业都不应该再PeopleSoft升级成功之后驻足不前。相反，你……

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ERP就像一座金矿，其中蕴含这未得到充分利用的功能和工具，有些功能甚至非常强大，能够提升你的投资回报率。有许多企业都会在没有研究新功能的情况下做Oracle PeopleSoft ERP升级。虽然“快速无痛”地实现了升级，但如果你愿意花时间深入研究一下应用系统，还是可以挖掘出隐藏在“IT应用角落”里的金矿。

有时候，情况更适合沿用当前功能来确保成功，这样可以把实施时间跨度控制在最小，因为让用户做好升级后的过渡很重要。其它情况下，可以向前推进新特性和功能，这取决于这些功能对业务的整体影响和潜在好处。

无论为任何单一实例选择什么方法，企业都不应该再PeopleSoft升级成功之后驻足不前。相反，你应该回过头来开始检查特性和功能，扩展应用，改善系统合规性并提升用户体验。

所幸的是，为现有应用开发新功能永远都不会太迟。文本将提供六个技巧，可以帮助企业确定和选择有待开发的新特性，同时保证将负面影响降到最低。

技巧一：寻找容易实现的目标

要先寻找容易实施的功能特性，不要寄希望于从根本上改变已建立的业务流程。如果用户对于应用系统比较陌生，他们不会那么容易接受变化，这一点尤其重要。如果技术、职能、支持和培训等资源有限，那么PeopleSoft升级的难易程度也是第一个要考虑的因素。

举例来说，企业可以尽可能快地实施附件功能。它能够让源事务创建者上传支持文档，淘汰掉用电子邮件附件传递操作手册的做法。同时它也简化了流程，使得企业可以重新分配员工执行更有意义的任务。附件功能可以广泛应用于期刊、报销凭证、采购订单、资产、PCard等领域。

另一个例子是使用连接的查询功能来扩展查询工具的作用，该查询工具可以把独立查询连接到更强大的查询，无需用户处理复杂的连接和数据操作。

技巧二：重视关键功能提升

要部署那些与你的业务目标一致的功能，它对企业有着较大的影响，这么做尤其对那些人力和财力资源有限的中小型企业非常有帮助。

“报警功能Alert”就是一个不错的例子。这个功能是“事件”和“通知”框架的一部分，在PeopleSoft财务和供应链管理（FSCM）9.1通用组件中引入了这些功能。你可能会在特定场景用手工业务流程处理这些活动，比如审查计划任务或者周期性运行查询的输出和结果，看是否某些特定数据情况存在。有了这个框架，你可以配置启用“报警功能”来监控业务流程，并在错误出现时创建消息，提醒业务方面需要关注的人。报警功能可以包含指向数据页的连接，以便接受通知的用户解决数据问题。

在PeopleSoft升级过程中使用报警功能，可以避免用户定期运行查询检查不规则数据情况的需求。

报警功能演示：

  • 资产被购买时通知相关资产托管人。
  • 总括订单设置了错误的匹配规则时，向买家发出警告。
  • 移动订单设置匹配或者接收规则时向买家发出警告。
  • 警告请求者或者买家通过设置匹配分发来修改清算。
  • 警告PCard管理员有特殊的代理角色。
  • 收到某些有害物质时，通知环境健康和安全部门。
  • 警告通知会计凭证预算检查，这样用户可以撤销错误。
技巧三：用软件自带功能替换本地定制功能

很多情况下，为了改善应用可用度，IT部门不得不进行定制化开发。然而，这些定制功能导致企业必须分配IT资源来维护和扩展这些定制功能，然后重新打补丁做Peoplesoft升级。企业应该带着消除本地定制应用的目的，来检查新应用中发布的新功能。但淘汰用户都熟悉的功能特性肯定会存在一定阻力，因此相关利益者的参与是成功从定制到自带功能转变的关键。

比如，企业可以用FSCM9.1产品提供的功能代替本地定制的电子采购系统，也可以使用自带的审计功能来降低以前自定义开发审计表的数量。

技巧四：向他人取经

要想了解新功能和工具，应该听听过来人的意见。我们有许多种方式可以获取到关于新功能和新工具的信息：网络研讨会，演示文档下载，参加会议，阅读联机信息，用户社区等等。

技巧五：用户支持要做好

要通过交流和培训计划来向最终用户介绍升级后的新功能，同时提供相关文档的下载。这取决于实施这些新特性的范围，以及功能对过程和流程的影响。企业还需要提供在线培训和通过培训指导会议。至少提供培训文档是非常必要的。这些文档要像快速参考说明书一样简单，也可以面面俱到，向用户完整介绍其特性。

要与终端用户进行有关新功能的沟通。每个利益相关者都应该知道这些新功能是什么，何时出现，如何使用，为什么存在以及它所带来的好处。更重要的是，用户要知道这些功能的影响，对当前工作流程造成的变更。让用户在早期就参与进来，将对他们使用这些新特性带来很大帮助。

技巧六：确保合适的资源

很多时候，ERP升级后的新功能新特性没有取得预期的成功，是因为企业过度从IT的角度看问题，注意力全部集中在交付最终产品上了。他们只是简单地确认新特性和工具是否正常工作，而没有考虑最终用户的体验。因此，拥有合适的资源对最终用户进行完整支持是至关重要的。这些资源包括：高级管理层，项目管理者，IT业务分析师和开发人员，相关利益方的参与以及技术支持和培训。

遵循上述指导建议，你就能够充分挖掘并利用隐藏在IT角落的功能。这些功能将提高终端用户的体验，并在下次升级之前尽可能地延长业务应用的生命周期。

作者

Rebecca Vilsack
Rebecca Vilsack

翻译

冯昀晖
冯昀晖

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